À retenir
- Ton logiciel peut être une « solution compatible », à condition d’être raccordé à une plateforme agréée.
- La CNIL juge excessif le suivi GPS continu : le conducteur doit pouvoir le désactiver hors temps de travail.
- Données GPS : 2 mois en principe, 1 an pour optimiser les tournées, 5 ans pour le temps de travail.
- Exige un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.
Les critères du quotidien
- Les demandes clients deviennent des missions planifiées, sans ressaisie.
- Le chauffeur prend photo et signature sur son téléphone, horodatées dans le dossier.
- Les échéances des véhicules (contrôle technique, assurance, entretien) déclenchent des rappels.
- Le client suit sa livraison par un lien, sans appeler.
- Le coût au kilomètre se calcule à partir des vraies dépenses.
- Tu démarres avec tes fichiers Excel, sans projet d’intégration.
La facture électronique
Seule une plateforme agréée peut transmettre des factures à la plateforme de ton client et les données à l’administration. Une solution non immatriculée n’a pas la qualité de PA.1 Une « solution compatible » doit être raccordée à au moins une PA.2 Tu peux changer de PA à tout moment et en utiliser plusieurs.3
La géolocalisation des conducteurs
La CNIL admet la géolocalisation pour suivre, justifier et facturer une prestation, pour la sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule, ou pour mieux allouer les moyens. Elle interdit de contrôler les limitations de vitesse, de surveiller un salarié en permanence ou de collecter sa position hors du temps de travail : il doit pouvoir désactiver le dispositif.4
| Usage | Conservation maximale |
|---|---|
| En principe | 2 mois |
| Optimiser les tournées, prouver une intervention | 1 an |
| Suivi du temps de travail | 5 ans |
Avant la mise en place, informe chaque salarié par écrit, informe ou consulte le CSE et inscris le traitement au registre.4 En 2025, la CNIL a sanctionné la collecte en continu de la position des véhicules.5
Tes données
L’éditeur est ton sous-traitant au sens du RGPD : signe avant le démarrage un contrat conforme à l’article 28, qui prévoit la sécurité, la notification des incidents et la restitution des données en fin de contrat. Demande où les données sont hébergées.6
Les questions à poser à l’éditeur
- Es-tu une plateforme agréée ou une solution compatible ? Raccordée à quelle PA ?
- Où sont hébergées mes données, et comment les récupérer en fin de contrat ?
- La géolocalisation se désactive-t-elle hors temps de travail ?
- La signature du client est-elle une vraie signature électronique, ou une image ?
Questions fréquentes
Mon logiciel doit-il être une plateforme agréée ?
Non. Il peut être une solution compatible raccordée à une PA, seule habilitée à transmettre les factures et les données.
Puis-je géolocaliser mes camions en permanence ?
Non. La CNIL juge excessif le suivi continu, et le conducteur doit pouvoir désactiver la géolocalisation hors temps de travail.
Combien de temps garder les données GPS ?
2 mois en principe, 1 an pour optimiser les tournées ou prouver une intervention, 5 ans pour le temps de travail.
Sources
- impots.gouv.fr, « Facturation électronique et plateformes agréées », 3 septembre 2026
- impots.gouv.fr, fiche 1 de la réforme
- impots.gouv.fr, FAQ « Je découvre la facturation électronique », 1er septembre 2026
- CNIL, « La géolocalisation des véhicules des salariés »
- CNIL, dix nouvelles sanctions en procédure simplifiée, 22 mai 2025
- CNIL, « Sécurité : gérer la sous-traitance », 14 mars 2024
Ce guide résume les textes officiels à la date indiquée. Il ne remplace pas l’avis de ton expert-comptable ou de ton conseil.